Im Rahmen der Projektkoordination werden der Projektfortschritt, die Kontaktinfrastruktur und das Berichtswesen des Projekts überwacht und vorangetrieben. Das Terminmanagement umfasst halbjährliche Konsortialtreffen sowie Arbeitskreistreffen in etwa sechswöchentlichem Abstand.

Um dem Innovationscharakter der genutzten Technologie gerecht zu werden, wird es ein Expertiseforenkonzept geben, in welchem ein problemorientierter inhaltlicher Austausch möglich ist. Dieses Konzept umfasst sowohl ein projektinternes Webportal als auch entsprechendeArbeitskreistreffen zu spezifischen Themen (antizipiert werden ein AK „Eclipse Fundamentals“ und ein AK „EUD Methoden“. Weitere werden nach Bedarf eingerichtet.).

Die fachliche und organisatorische Gesamtleitung liegt beim Fraunhofer-FIT (Prof. Dr. Volker Wulf). Als Teil des Projektmanagements wird ein Architecture Board installiert, da insbesondere bei der Entwicklung der technischen Systeme entlang der drei Säulen darauf geachtet werden muss, dass die Ansätze sich in eine gemeinsame technische Infrastruktur einbinden lassen. Insbesondere die neu entwickelten Konzepte, insbesondere die aus den praktischen Anwendungsentwicklungen stammenden Anforderungen, werden zwangsläufig zu Erweiterungen der grundlegenden Eclipse-Infrastruktur führen. Für den Projekterfolg ist entscheidend, dass diese teilprojektübergreifenden Erweiterungen aus einer übergeordneten Sicht analysiert und zu einem konsistenten Ganzen zusammengeführt werden. Die Weiterentwicklung an grundlegenden Basis-Strukturen gliedert sich als Querschnittsaufgabe in folgende Aufgabenbereiche:

• Anforderungsanalyse und –konsolidierung (in der ersten Umsetzungsphase auf der Basis der bisher gemachten Erfahrungen und allgemeiner industrieller Anforderung, in der zweiten Umsetzungsphase aufgrund konkreter, im Projekt gemachter Erfahrungen)
  
• Konzeption und Integration der Basisdienste (Entwurf, Spezifikation und Abgleich mit anderen Implementierungsarbeiten) Das Architecture Board wird die Gestalt eines Moderationsprozesses haben, in dem alle Projektpartner ihre Anforderungen und Lösungsvorschläge einbringen und miteinander abstimmen.